II.1. PENGERTIAN
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang
berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah
sebuah Sistem Informasi. SIA sebagai sistem berbasis komputer yang
dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Tetapi
istilah SIA lebih luas dari itu guna mencakup siklus-siklus pemrosesan
transaksi, penggunaan teknologi informasi dan pengembangan sistem
informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil
keputusan. SIA mewujudkan perubahan ini apakah secara manual atau
terkomputerisasi.
Definisi Sistem Informasi Akuntansi menurut beberapa sumber adalah sebagai berikut :
1. “ Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan
peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.”( Fauziah Fauzian, Accounting Information System P.2 :2000 )
2. “Sistem Informasi
Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,
menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi
keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak
luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur) dan pihak-pihak
dalam (terutama managemen).”(Steven A. Moscove, accounting Information System P.6 :1981 )
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
merupakan sistem yg digunakan memproses data dan transaksi guna
menyediakan infomasi yang diperlukan oleh user untuk merencanakan,
mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Untuk menghasilkan informasi,
SIA harus melakukan:
- Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkan dalam SIA
- Memproses data
- Menyimpan data untuk masa yang akan datang
- Menyediakan informasi yang diperlukan dengan menghasilkan laporan dan memungkinkan melakukan query
- Mengendalikan proses, sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya.
II.2. TUJUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sistem
informasi akuntansi sangat diperlukan bagi pemakai akuntansi yaitu
pihak luar(ekstern) oragnisasi perusahaandan pihak dalam(intern)
oraganisasi perusahaan. Kebutuhan para pemakai ekstern dapat dipenuhi
dengan adanya publikasi laporan laba/rugi. Sedangkan para pemakai intern
dapat memenuhi kebutuhan informasi akuntansinya untuk mencapai nilai
ekonomis (laba) perusahaan semaksimal mungkin.
Aktivitas pengembangan SIA
seringkali dihadapi oleh auditor intern dan ekstern pada saat menelaah
pengendalian sistem informasi sebagai bagian dari audit. Oleh karenanya
perlu dilakukan pengembangan sistem yang tujuannya :
v Untuk memperbaiki kualitas informasi
v Untuk memperbaiki pengendalian intern
v Untuk meminimalkan biaya yang berkaitan.
Tujuan-tujuan ini saling
berhubungan dan kadang-kadang berkonflik satu sama lain. Masalah untung
rugi harus ditentukan antara masalah ekonomi dan kemanfaatan, atau
antara kesederhaanan dan sistem yang realitis tetapi kompleks.
kadang-kadang, metode evaluasi satu-satunya atas untung rugi adalah
subyektif karena faktor-faktor yang dapat diuraikan secara kuantifikasi.
Selain itu tujuan Sistem Informasi Akuntansi adalah :
1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-to-day operations).
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers).
3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban (to fulfill obligations relating to stewardship).
4. Mengurangi ketidakpastian
SIA menjadi faktor penting dalam pengambilan keputusan. Selain SIA akan memenuhi kebutuhan informasi pihak :
Internal di sini mencakup
management accounting. SIA menyiapkan informasi bagi manajemen dengan
melaksanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang
diterimanya dan juga mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan
lingkungan sekitarnya
Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :
a) Sistem Akuntansi Biaya
Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan
b) Sistem Budgeting
adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan
Mencakup dalam hal financial accounting. Menyajikan suatu sistem yang akan ditujukan untuk pihak luar. Para pelakunya adalah :
v Para langganan
v Para leveransir (supplier)
v Para pemegang saham (stockholder)
v Para pegawai
v Para pemberi pinjaman
v Instansi Pemerintah
Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
a) Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
b) Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
c) Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
d) Subsistem SIA memproses
berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara
langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
a. Sistem pemrosesan transaksi
Mendukung proses operasi bisnis harian.
b. Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
Menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
c. Sistem pelaporan manajemen
Menyediakan pihak manajemen
internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang
dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan
kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
II.3. CARA KERJA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Setiap sistem informasi akuntansi
melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan
data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan
penghasil informasi.
1. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri
atas memasukkan data transaski melalui formulir, mensyahkan serta
memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data
bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data
jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih
dahulu.
2. Pemrosesan Data
Pemrosesan data terdiri atas
proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri
atas langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.
2. Menyalin data ke dokumen atau media lain.
3. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.
4. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.
5. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.
6. Melakukan penghitungan.
7. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.
8. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.
3. Manajemen Data
Fungsi manajemen data terdiri
atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali
(retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam
penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran,
data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa
terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan
diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan
pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan
yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari
fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan
sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data.
Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data.
Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam
proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen terutama mengenai informasi aktivitasi dan informasi kebijakan
manajemen.
4. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar:
a) untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan
b) untuk menjamin bahwa data
yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai
teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian
dan keamanan yang memadai.
5. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini
terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti penginterprestasian,
pelaporan dan pengkomunikasian informasi.
II.4. PENGARUH PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :
1. Analisa Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan
dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang
akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam
sistem tersebut.
Akuntan tidak harus menjadi
seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi
orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.
Selain itu juga seorang akuntan
harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda
dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan
dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior)
para pengambil keputusan.
2. Metode kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang
akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan
nilai dari informasi tersebut.
3. Komputer
Pada beberapa perusahaan,
komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang
akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan
untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
II.5. INFORMASI OPERASI, INFORMASI AKUNTANSI MANAJEMEN dan INFORMASI AKUNTANSI KEUANGAN
Informasi yang dihasilkan oleh SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa :
a) Informasi Operasi (IO)
IO disiapkan hampir mirip dengan
IAM. Bedanya adalah IO dikhususkan untuk membuat laporan yang memuat
kegiatan operasi perusahaan. Kegiatan operasi yang dimaksud adalah
aktivitas utama dan aktivitas lain yang timbul dalam peusahaan tersebut.
Aktivitas utama biasanya berasal dari aktivitas pembelian bahan mentah,
pengolahan atau pemrosesan, dan penjualan produk hasil dari pemrosesan
sebelumnya. Aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi,
administrasi dan umum dan lain-lainnya. Aktivitas operasi selain dapat
menghasilkan informasi operasi, dapat pula diolah untuk menghasilkan
informasi akuntansi manajemen dan informasi akuntansi.
b) Informasi Akuntansi Manajemen (IAM)
Informasi akuntansi manajemen
disiapkan untuk kebutuhan pihak internal untuk membantu manajemen dalam
pembuatan keputusan. Informasi ini tidak dibatasi oleh PABU, merupakan
informasi inovatif yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi
perusahaan tertentu.
c) Informasi Akuntansi Keuangan (IAK)
Informasi akuntansi keuangan
adalah informasi bertujuan umum (general purposes) yang disajikan sesuai
dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Informasi ini bertujuan
umum sebab disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. IAK disajikan
dengan asumsi bahwa informasi yang dibutuhkan investor, kreditor, calon
investor dan kreditor, manajemen, pemerintah, dan sebagainya dapat
mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor.
Dengan demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang
berkepentingan dengan bisnis perusahaan. Umumnya, IAK disusun dan
dilaporkan secara periodik, sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan
manajemen terhadap informasi yang tepat waktu. Selain itu, IAK disajikan
dengan format yang terlalu kaku, sehingga kurang mampu memenuhi informasi yang dibutuhkan manajemen.
II.6. PENCAPAIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI YANG MEMADAI
Sebelum melaksanakan metodologi
pengembangan sistem, maka perlu pemahaman terhadap kebijakan dan
sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan manajemen suatu
organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan denganb
filosofi manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada
dua filosofi yang dapat digunakan dalam pengembangan sistem informasi
organisasi, yaitu dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan
senjata ofensif strategik. Pertama, sistem informasi dipandang sebagai
senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan basic data,
kebutuhan pemrosesan dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan
tetap pada jalur yang harus dilalui dan bertahan hidup. Kedua, sistem
informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang strategik
untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang
proaktif akan menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan
fungsi garis, serta menghilangkan batas wilayah negara. Kebijakan sistem
informasi proaktif mengakui penerapan teknologi informasi, seperti
telekomunikasi, komputer, electronic mail, computer-integrated
manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional
workstations secara terintegrasi.
Tujuan sistem informasi dan
kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah salah satu
kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem
membutuhkan tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan
tujuan tertentu akan menyelesaikan lebih banyak untuk suatu organisasi,
daripada sistem tanpa tujuan, sedikit tujuan, atau tujuan yang ambisius
(Calliueot and Lapayre, 1992). Calliueot and Lapayre (1992) menyatakan
bahwa menciptaan suatu informasi efektif membutuhkan suatu
pengorganisasian untuk mengembangkan sejumlah sistem-sistem pendukung.
Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu tindakan yang sangat
penting. Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak
dan pendukung sistem yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa
manusia bersumber daya yang kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan
menghasilkan informasi yang tidak layak, tidak tepat waktu atau tidak
akurat.